Trước đại dịch, giống như nhiều người khác, tôi hoàn toàn không chuẩn bị tinh thần để làm việc tại nhà. Mặc dù từng có kinh nghiệm sửa chữa máy tính từ xa, nhưng việc toàn bộ cuộc sống chuyên nghiệp và cá nhân xoay quanh chiếc máy tính là một thử thách hoàn toàn khác. Trong suốt quá trình này, tôi đã rút ra được nhiều bài học quý giá mà tôi tin rằng sẽ hữu ích cho bất kỳ ai đang hoặc dự định làm việc từ xa. Mục tiêu không chỉ là tăng năng suất công việc, mà còn là duy trì sức khỏe thể chất và tinh thần, đảm bảo một cuộc sống cân bằng và hiệu quả hơn.
1. Đầu Tư Nghiêm Túc Vào Công Thái Học
Khi làm việc tại một tòa soạn, tôi thường xuyên dùng chung đồ đạc với hàng chục đồng nghiệp qua ba ca làm việc khác nhau. Do đó, không có món đồ nào giữ được tình trạng nguyên vẹn quá lâu. Tuy nhiên, tất cả chúng tôi đều nhận ra rằng đồ nội thất văn phòng chính là “thiên đường” so với những gì chúng tôi có ở nhà. Bạn đã bao giờ thử ngồi hơn 5 tiếng mỗi ngày tại bàn ăn, năm ngày một tuần chưa? Chắc chắn đó là một trải nghiệm không hề dễ chịu.
Những người có không gian sống rộng rãi hơn có thể tận hưởng lợi ích của một phòng làm việc đầy đủ tiện nghi, nhưng đa số chúng ta sống trong các căn hộ nhỏ hẹp chỉ vừa đủ chỗ cho một chiếc giường đơn. Dù vậy, một chiếc ghế văn phòng tốt về cơ bản chiếm cùng một không gian với một chiếc ghế rẻ tiền. Điều tương tự cũng áp dụng cho bàn làm việc.
bàn làm việc thông minh Autonomous SmartDesk Core màu trắng với đồ dùng sắp xếp gọn gàng
Đầu tư vào nội thất công thái học không chỉ giúp tăng năng suất làm việc một cách rõ rệt mà còn cải thiện sức khỏe của bạn, đặc biệt nếu bạn thường xuyên gặp các vấn đề đau nhức liên quan đến tư thế. Điều này có thể dẫn đến giấc ngủ ngon hơn, tâm trạng tốt hơn và nhiều lợi ích khác.
Tuy nhiên, đừng chỉ mua bất kỳ chiếc bàn hay ghế nào. Tiêu chuẩn quốc tế về công thái học cho nội thất văn phòng tồn tại có lý do, và ngay cả đồ nội thất chất lượng tốt cũng không hoàn toàn 100% công thái học theo đúng nghĩa đen. Hãy nhớ khớp chiều cao bàn và ghế khi mua sắm – một chiếc thước dây sẽ rất hữu ích.
Các quy tắc vàng về tư thế ngồi đúng bao gồm:
- Đầu gối tạo góc 90 độ khi đặt bàn chân trên sàn nhà.
- Khuỷu tay tạo góc 90 độ khi đặt cẳng tay ở tư thế gõ phím.
- Cột sống thẳng, phần lưng dưới được ghế hỗ trợ hoàn toàn.
- Mắt nhìn thẳng vào giữa màn hình (điều này có thể cần đến giá đỡ laptop hoặc màn hình).
Rất có thể tư thế của bạn đã sai trong một thời gian dài đến mức cơ thể đã quen với nó. Khắc phục những tổn thương này không dễ dàng, nhưng đó là điều quan trọng cần thực hiện để bảo vệ sức khỏe lâu dài.
2. Đừng Lơ Là Sức Khỏe Bản Thân
Công thái học chỉ là bước đầu tiên. Giữ một chai nước bên cạnh có thể nhắc nhở bạn uống đủ nước. Đi bộ vài phút sau mỗi vài giờ làm việc cũng mang lại hiệu quả đáng kinh ngạc. Đừng cố nhịn đi vệ sinh “chỉ để hoàn thành đoạn này” – bạn sẽ lại tìm thấy một đoạn khác, rồi một đoạn khác nữa, và rồi 3 giờ đồng hồ đã trôi qua.
Người trẻ ngồi tại bàn làm việc mệt mỏi, tay ôm lưng dưới vì đau
Ngoài ra, khi làm việc tại nhà, rất dễ để biến công việc thành phần quan trọng nhất trong cuộc sống của chúng ta – tôi đã mắc lỗi này quá nhiều lần. Chỉ vì nơi làm việc của bạn luôn ở gần (thậm chí trong tầm mắt) không có nghĩa là bạn phải luôn trong trạng thái “bận việc”.
Tôi chỉ thực sự đặt sức khỏe lên trên công việc sau khi phải đi khám ba loại bác sĩ khác nhau chỉ để đánh giá mức độ tổn hại. Nếu tôi đã tập thể dục, ăn uống tử tế hơn (bạn có giờ nghỉ trưa là có lý do), và thỉnh thoảng đi dạo, tôi đã có một vóc dáng tốt hơn rất nhiều.
3. Tôn Trọng Giờ Giấc Làm Việc
Liên quan đến sức khỏe là giờ làm việc; khi làm việc tại nhà, việc làm thêm giờ trở nên rất dễ dàng. Nếu tư duy “giờ làm việc” luôn hiện diện từ lúc bạn thức dậy cho đến khi đi ngủ, có lẽ đã đến lúc bạn nên “phanh lại”. Tránh kẹt xe đi làm là một phúc lành, vậy tại sao lại lấp đầy khoảng thời gian tiết kiệm được bằng việc làm thêm?
Hầu hết mọi người đều có công việc hành chính hoặc công việc theo dự án với giờ giấc linh hoạt. Việc có một lịch trình được xác định rõ ràng sẽ hữu ích trong cả hai trường hợp. Điều hiệu quả nhất đối với tôi là xác định một lịch trình hàng tuần và tuân thủ nó một cách nghiêm ngặt.
Có nhiều mẹo để đảm bảo bạn làm được điều đó. Mẹo giúp ích tôi nhiều nhất trong những năm qua là không đặt nơi làm việc trong phòng ngủ. Bạn không cần phải có một phòng làm việc riêng biệt để thực hiện điều này; nếu có đủ không gian trong phòng khách, tôi khuyên bạn nên thử di chuyển bàn làm việc và máy tính của mình đến đó.
4. Ưu Tiên Phần Cứng Tăng Năng Suất
Nói về năng suất, việc đầu tư vào phần cứng phù hợp thực sự giúp bạn hoàn thành công việc tốt hơn và nhanh hơn. Đôi khi, những cải tiến này đến từ những nơi không ngờ.
Khi tôi bắt đầu viết lách, công việc của tôi yêu cầu phải mở hàng chục tab trình duyệt cùng lúc. Chiếc máy tính cũ của tôi không thể đáp ứng được. Nâng cấp RAM và ổ cứng đã giúp ích rất nhiều cho đến khi tôi tiết kiệm đủ tiền để mua một chiếc laptop tuyệt vời. Những nâng cấp tiếp theo – màn hình phụ và một chiếc bàn phím cơ – đã giúp tôi đôi khi hoàn thành gấp đôi lượng công việc so với đầu năm 2020.
Bàn làm việc đứng với màn hình kép và bàn phím
Tuy nhiên, đó là những thiết bị đã giúp ích trong tình huống cụ thể của tôi. Bạn sẽ cần phần cứng phù hợp với các tác vụ mà công việc của bạn yêu cầu. Dưới đây là một vài ví dụ:
- Màn hình: Người viết có thể hưởng lợi từ màn hình dọc, trong khi màn hình hiển thị màu chuẩn tốt hơn cho nhiếp ảnh gia.
- Lưu trữ ngoài: Trừ khi bạn làm việc với các tệp rất lớn, các thiết bị Thunderbolt có thể là quá mức cần thiết.
- Bàn phím: Bàn phím số (numpad) hữu ích nếu bạn làm việc với bảng tính, nhưng các phím macro lại tuyệt vời cho các nhà thiết kế.
Ngoài ra, một số ngành nghề có thể yêu cầu phần cứng mà những người khác không cần. Một nhạc sĩ chắc chắn sẽ được lợi từ tai nghe chuyên nghiệp, nhưng nếu bạn sở hữu một cửa hàng trực tuyến, một bộ đèn chụp ảnh đẹp có lẽ là ưu tiên cao hơn để chụp ảnh sản phẩm.
5. Phần Mềm Cũng Quan Trọng Không Kém!
Có thiết bị tuyệt vời sẽ không giúp ích nhiều nếu bạn không sử dụng phần mềm hỗ trợ. Chúng tôi sẽ không gợi ý ứng dụng cho mọi ngành nghề. Thay vào đó, chúng tôi sẽ liệt kê các giải pháp hướng đến năng suất rộng rãi hơn.
Trong khi nhiều người thích sử dụng bút và giấy để ghi chú, tôi cũng khuyên bạn nên có một ứng dụng ghi chú luôn sẵn sàng trên máy tính hoặc điện thoại – hoặc tốt hơn nữa là một ứng dụng có khả năng đồng bộ giữa cả hai thiết bị. Cá nhân tôi ưa chuộng hệ thống todo.txt, với tệp văn bản được lưu trữ trong OneDrive.
Máy tính mini MSI Cubi 5 12M đặt trên bàn làm việc cùng chuột, bàn phím và màn hình
Ngoài ra còn có các chương trình tổ chức công việc. Cá nhân tôi không thể làm được việc gì nếu thiếu một công cụ quản lý cửa sổ như Rectangle, công cụ tổng hợp tab OneTab, hoặc các phím tắt tùy chỉnh.
Cách tốt nhất để tìm ra ứng dụng bạn cần là liệt kê những gì đang làm gián đoạn quy trình làm việc của bạn và tìm kiếm giải pháp để ngăn chặn điều đó xảy ra. Bạn có đang tìm kiếm một cuốn sổ ghi chép giữa đống lộn xộn trên bàn làm việc không? Hãy thử sử dụng các ứng dụng ghi chú. Bạn có thiết lập đa màn hình, nhưng các cửa sổ bị xáo trộn mỗi khi bạn khóa màn hình để đi pha cà phê không? Một trình quản lý cửa sổ có thể giúp ích. Bạn gặp khó khăn trong việc tập trung nhưng thậm chí không thể nhớ thở khi đang “say mê công việc”? Hãy thử các ứng dụng hẹn giờ pomodoro.
Cuối cùng, những người làm việc với các hệ điều hành (OS) khác nhau sẽ cần các ứng dụng khác nhau. Một số giải pháp trực tuyến độc lập với hệ điều hành, nhưng nhiều khi bạn cần thực hiện công việc cục bộ. May mắn thay, các lập trình viên tại GitHub đã tuyển chọn danh sách các chương trình cho Windows, macOS, và Linux, vì vậy bạn sẽ không thiếu lựa chọn.
6. Môi Trường Không Tốt, Công Việc Khó Thành
Có lẽ điều bị đánh giá thấp nhất mà tôi học được khi làm việc tại nhà là không khí xung quanh cực kỳ quan trọng. Không phải mọi thứ đều nằm trong tầm kiểm soát của bạn – bạn không thể giảm âm lượng tiếng ồn của hàng xóm. Nhưng một số thì có – với điều hòa không khí, bạn có thể đóng cửa sổ mà không bị ngột ngạt, và tiếng nhạc lớn của họ sẽ không làm phiền công việc (hoặc giấc nghỉ) của bạn quá nhiều.
Trong các văn phòng chia sẻ, mọi người phải thỏa hiệp để cùng nhau có một nơi làm việc thoải mái. Khả năng mọi người đồng ý về vị trí điều hòa nhiệt độ là không thể, và điều tương tự cũng áp dụng cho cường độ ánh sáng, nhạc nền, v.v. Làm việc tại nhà tước đi sự tương tác giữa con người, nhưng mang lại quyền kiểm soát gần như toàn bộ đối với không gian làm việc. Vì vậy, đừng lãng phí điều đó!
Bạn muốn ánh sáng tự nhiên? Kéo rèm cửa hết cỡ. Thích một không gian ấm cúng hơn? Đèn gián tiếp hoạt động rất tốt. Muốn hoàn toàn yên tĩnh? Sử dụng tai nghe chống ồn chủ động (ANC) để chặn thế giới bên ngoài – bạn sẽ không phải lo lắng về việc ai đó vỗ vai để “nói chuyện năm phút” mà thực ra là một cuộc họp hai giờ. Nếu bạn làm việc hiệu quả hơn khi có một playlist nhạc được bật hết cỡ, sẽ không có đồng nghiệp nào phàn nàn về điều đó (nhưng hàng xóm của bạn có thể, vì vậy đừng vội bỏ qua ý tưởng về tai nghe).
Nữ doanh nhân mệt mỏi ngồi trên ghế sofa cùng hai điện thoại và laptop, tay ôm thái dương
7. Cân Nhắc Làm Việc Từ Xa, Nhưng Không Nhất Thiết Từ Nhà
Điểm hạn chế lớn nhất của hầu hết các mẹo trước đây là chúng thường đòi hỏi một khoản đầu tư (đôi khi đáng kể). Nhưng có nhiều cách để bỏ qua một số khoản đó, ít nhất là ở giai đoạn ban đầu.
Hầu hết mọi người coi “làm việc từ xa” và “làm việc tại nhà” là đồng nghĩa, nhưng điều này không nhất thiết phải đúng. Khái niệm “du mục kỹ thuật số” không yêu cầu bạn phải đi lại nhẹ nhàng, nhưng có lẽ thứ duy nhất bạn cần để làm việc khi đang di chuyển là một chiếc laptop.
Chẳng hạn, hãy cân nhắc không gian làm việc chung (coworking space) nếu bạn muốn một nơi thuộc về mình nhưng không cần phải hoàn toàn là của mình. Bạn vẫn sẽ gặp một số vấn đề thường thấy ở văn phòng, như thỉnh thoảng tranh cãi về nhiệt độ phòng, nhưng không phải tất cả – bạn có thể chọn nơi bạn sẽ làm việc ngay từ đầu.
Người dùng laptop tại quán cà phê
Cũng có những lựa chọn miễn phí, như thư viện, phòng học của trường đại học và quán cà phê. Đối với quán cà phê, tôi chỉ khuyên bạn nên tránh những nơi quá sang chảnh, nếu không bạn có nguy cơ chi tiêu cho đồ uống nhiều hơn số tiền thuê một chỗ ngồi tại coworking space (thường bao gồm cà phê miễn phí).
Không gian mở cũng có thể là một lựa chọn. Những người làm việc cho các công ty như Apple hoặc Google, từ cấp quản lý cao đến nhân viên vận hành, luôn nói về tầm quan trọng của các khu vực xanh. Vậy tại sao không mang công việc của bạn đến một công viên? Tiếng chim hót, gió mát, bạn thậm chí có thể đi bộ sau giờ nghỉ trưa.
Tối Ưu Bản Thân: Chìa Khóa Để Làm Việc Từ Xa Hiệu Quả Nhất
Công việc từ xa đòi hỏi sự chú ý tối đa để cân bằng giữa công việc và cuộc sống cá nhân. Bạn có thể đăng nhập rồi đi pha cà phê, nhưng bạn cũng có thể phải ngừng tắm dở chừng để hoàn thành một nhiệm vụ khẩn cấp.
Chính vì vậy, tăng năng suất khi làm việc tại nhà có thể đồng nghĩa với việc tăng năng suất và hạnh phúc trong cuộc sống nói chung. Và điều đó có thể giúp bạn trở thành phiên bản tốt nhất của chính mình – không chỉ riêng cho công việc.
Bạn đã rút ra được bài học quý giá nào khi làm việc từ xa? Hãy chia sẻ ý kiến của bạn ở phần bình luận bên dưới nhé!
