Microsoft Excel là một công cụ mạnh mẽ nhưng cũng không kém phần phức tạp với vô số ô tính, trang tính, tab, nút và hộp thoại. Việc điều hướng bằng chuột đôi khi có thể gây mất thời gian và giảm hiệu suất làm việc. May mắn thay, bạn có thể tăng tốc đáng kể quy trình này bằng cách sử dụng các phím tắt. Là một chuyên gia am hiểu công nghệ và Excel, tôi sẽ chia sẻ những tổ hợp phím hữu ích nhất giúp bạn thành thạo Excel một cách nhanh chóng.
Lưu ý: Các phím tắt trong bài viết này áp dụng cho máy tính chạy hệ điều hành Windows. Đối với người dùng Mac, nguyên tắc phím tắt trong Excel thường tương tự, nhưng phím Alt trên Windows thường được thay thế bằng phím Options trên Mac, và phím Ctrl có thể được thay thế bằng phím Cmd.
Điều Hướng Giữa Các Ô Trong Excel
Mặc dù việc sử dụng các phím mũi tên để di chuyển lên, xuống, trái hoặc phải đến một ô gần đó là phổ biến, nhưng những phím tắt đơn giản nhưng hiệu quả nhất lại cho phép bạn “nhảy” xa hơn trong một lần di chuyển. Nhờ đó, bạn không cần phải cuộn chuột liên tục trong Excel nữa!
| Hành động | Phím tắt |
|---|---|
| Di chuyển đến cạnh phải của vùng dữ liệu | Ctrl+Mũi tên phải hoặc End+Mũi tên phải |
| Di chuyển đến cạnh trái của vùng dữ liệu | Ctrl+Mũi tên trái hoặc End+Mũi tên trái |
| Di chuyển đến đầu vùng dữ liệu | Ctrl+Mũi tên lên hoặc End+Mũi tên lên |
| Di chuyển đến cuối vùng dữ liệu | Ctrl+Mũi tên xuống hoặc End+Mũi tên xuống |
| Di chuyển đến ô A1 | Ctrl+Home |
| Di chuyển đến ô cuối cùng có dữ liệu trong trang tính | Ctrl+End |
| Di chuyển đến cột A trong hàng hiện tại | Home |
| Di chuyển xuống một màn hình | Page Down |
| Di chuyển lên một màn hình | Page Up |
| Di chuyển sang phải một màn hình | Alt+Page Down |
| Di chuyển sang trái một màn hình | Alt+Page Up |
Để chọn các ô trong khi điều hướng, bạn chỉ cần nhấn giữ phím Shift cùng với các phím tắt đã nêu ở trên. Ví dụ, tổ hợp Shift+Home sẽ chọn tất cả các ô trong hàng hiện hành từ ô đang chọn đến cột A. Tương tự, Shift+Ctrl+Mũi tên phải sẽ chọn tất cả các ô từ ô hiện hành đến cạnh phải của vùng dữ liệu.
Bạn cũng có thể nhấn Alt+F3 để kích hoạt Hộp Tên (Name Box) ở góc trên bên trái cửa sổ Excel. Tại đây, bạn có thể đặt tên cho ô hoặc một vùng ô đã chọn, hoặc sử dụng các phím mũi tên lên/xuống và Enter để điều hướng đến một vùng đã được đặt tên trước đó.
Thao Tác Với Thanh Ribbon Excel Hiệu Quả
Chìa khóa để điều hướng thanh Ribbon trong Microsoft Excel chính là hiểu rõ chức năng của phím Alt. Khi bạn nhấn và thả phím Alt, một chữ cái sẽ xuất hiện bên cạnh mỗi tab trên thanh Ribbon.
Phím Alt trong Excel kích hoạt các chữ cái gợi ý trên giao diện Ribbon, giúp điều hướng nhanh chóng.
Sau đó, khi bạn nhấn một trong các chữ cái tương ứng (ví dụ: H để mở tab “Home”), một mã mới sẽ xuất hiện cho mỗi lệnh trong tab đó.
Tab Home trên thanh Ribbon Excel hiển thị các phím tắt Alt sau khi được kích hoạt, cho phép truy cập nhanh các lệnh.
Kết quả là, một số tổ hợp phím tắt Alt đã trở nên ăn sâu vào tâm trí tôi vì tần suất sử dụng thường xuyên. Ví dụ, tôi biết rằng Alt > Q sẽ đưa tôi đến trường tìm kiếm ở đầu cửa sổ, Alt > H > L > R mở Hộp thoại Quản lý Quy tắc Định dạng Có điều kiện (Conditional Formatting Rules Manager), và Alt > W > VG ẩn/hiện đường kẻ ô (gridlines).
Bạn cũng có thể nhấn phím F2 để vào chế độ chỉnh sửa ô. Chế độ này kích hoạt thanh công thức, nơi bạn có thể xem và sửa đổi công thức hoặc giá trị của ô đã chọn. Để trở lại chế độ điều hướng, hãy nhấn Enter hoặc Ctrl+Enter.
Điều tôi thích nhất về phím tắt Alt trong các chương trình Microsoft như Excel và Word là khi tôi nhấn Alt, các công cụ tôi đã thêm vào Thanh công cụ truy cập nhanh (Quick Access Toolbar) sẽ được đánh số. Điều này có nghĩa là tôi có thể thực hiện các hành động thường dùng nhất chỉ với hai lần nhấn phím.
Trong trường hợp của tôi, nhấn Alt > 8 sẽ khởi chạy công cụ Camera để chụp một vùng dữ liệu, và Alt > 9 sẽ bật Chế độ Tập trung Ô (Focus Cell) giúp tôi đọc bảng tính dễ dàng hơn.
Các phím tắt Alt được đánh số trên Thanh công cụ truy cập nhanh (Quick Access Toolbar) của Excel, giúp thực hiện lệnh tức thì.
Mặc dù hầu hết các hộp thoại đều có thể được mở thông qua thanh Ribbon, tôi thường sử dụng các phím tắt trực tiếp hơn để truy cập những công cụ mà tôi sử dụng thường xuyên nhất.
| Hành động | Phím tắt |
|---|---|
| Mở hộp thoại Định dạng Ô (Format Cells) | Ctrl+1 |
| Mở hộp thoại Tìm và Thay thế (Find And Replace) | Ctrl+F (Tìm) hoặc Ctrl+H (Thay thế) |
| Mở hộp thoại Go To | Ctrl+G hoặc F5 |
| Mở hộp thoại Paste Special | Ctrl+Alt+V |
| Mở hộp thoại Tạo Bảng (Create Table) | Ctrl+T |
| Mở hộp thoại Chèn Hàm (Insert Function) | Shift+F3 |
| Mở hộp thoại Quản lý Tên (Name Manager) | Ctrl+F3 |
Điều Hướng Hộp Thoại Trong Excel
Khi đã sử dụng phím tắt phù hợp để mở một hộp thoại trong Excel, tôi tiếp tục sử dụng bàn phím để điều hướng trong đó.
Mặc dù ban đầu tôi mất một thời gian để bỏ thói quen với chuột, nhưng khi đã quen với việc sử dụng bàn phím để chuyển đổi giữa các tab và tùy chọn, tôi nhận ra mình đã tiết kiệm được rất nhiều thời gian.
| Hành động | Phím tắt |
|---|---|
| Di chuyển đến tab tiếp theo | Ctrl+Tab |
| Di chuyển đến tab trước đó | Ctrl+Shift+Tab |
| Chuyển giữa các điều khiển trong một tab | Tab |
| Chọn hoặc bỏ chọn hộp kiểm đã chọn | Space |
| Mở rộng menu thả xuống đã chọn | Mũi tên xuống |
| Chọn một tùy chọn trong menu thả xuống đã mở | Phím Mũi tên > Enter |
| Lưu thay đổi và đóng hộp thoại | Enter |
Một cách nhanh hơn nữa mà tôi thường dùng để kích hoạt một điều khiển trong tab hộp thoại là nhấn Alt và chữ cái được gạch chân trong tên điều khiển. Ví dụ, sau khi sử dụng Ctrl+1 và sau đó Ctrl+Tab để mở tab Font của hộp thoại Format Cells, nhấn Alt+K sẽ kích hoạt hiệu ứng gạch ngang chữ (strikethrough), vì chữ “k” được gạch chân trong nhãn của công cụ đó.
Hiệu ứng gạch ngang chữ được kích hoạt trong hộp thoại Format Cells của Excel bằng phím tắt Alt + K, minh họa điều hướng bằng bàn phím.
Di Chuyển Giữa Các Trang Tính (Worksheet) Trong Excel
Nếu sổ làm việc Excel của bạn, giống như tôi, chứa nhiều trang tính, bạn sẽ hiểu sự khó chịu khi phải liên tục chuyển đổi giữa các tab bằng chuột. May mắn thay, những phím tắt dễ nhớ dưới đây sẽ giúp quá trình này ít tốn thời gian hơn rất nhiều.
| Hành động | Phím tắt |
|---|---|
| Chuyển đến trang tính tiếp theo (tab) | Ctrl+Page Down |
| Chuyển đến trang tính trước đó (tab) | Ctrl+Page Up |
| Mở một trang tính mới ngay trước trang tính hiện hành | Shift+F11 |
Để đổi tên trang tính đang hoạt động, bạn chỉ cần nhấn Alt > H > O > R, sau đó gõ tên trang tính mới và nhấn Enter.
Mở Và Đóng Sổ Làm Việc (Workbook) Nhanh Chóng
Các phím tắt trong Microsoft Excel không chỉ giới hạn trong việc tạo bảng tính. Thực tế, tôi sử dụng chúng để mở một sổ làm việc vào đầu ngày và đóng nó khi hoàn thành công việc.
| Hành động | Phím tắt |
|---|---|
| Mở một sổ làm việc hiện có (khi Excel đã mở) | Ctrl+O |
| Mở một sổ làm việc mới (khi Excel đã mở) | Ctrl+N |
| Đóng một sổ làm việc nhưng giữ Excel mở | Ctrl+W hoặc Ctrl+F4 |
| Đóng Excel | Alt+F4 |
| Mở hộp thoại Lưu thành (Save As) | F12 |
| Lưu sổ làm việc | Ctrl+S |
Nếu bạn chưa lưu một sổ làm việc và nhấn Ctrl+W, Ctrl+F4, hoặc Alt+F4, Excel sẽ cung cấp cho bạn tùy chọn lưu trước khi đóng.
Việc học các phím tắt trong Microsoft Excel không phải là cách duy nhất để tiết kiệm thời gian khi sử dụng chương trình. Bạn có thể áp dụng thêm nhiều thủ thuật khác như đóng băng vùng (freeze panes) để tránh cuộn quá nhiều, sử dụng định dạng có điều kiện (conditional formatting) để tự động tô màu các ô tùy theo giá trị của chúng, hoặc biến dữ liệu của bạn thành PivotTables để phân tích tổng quan nhanh chóng. Hãy bắt đầu luyện tập những phím tắt này ngay hôm nay để nâng cao năng suất làm việc của bạn trong Excel!
