In tài liệu Word tưởng đơn giản nhưng thường gặp lỗi: text bị cắt, số trang sai, lề không đều. Đây là checklist đầy đủ trước khi nhấn Print.
1. Kiểm tra kích thước giấy
Layout → Size → đảm bảo đặt đúng kích thước giấy đang dùng (A4 phổ biến nhất tại VN: 21×29.7cm). Nếu dùng máy in văn phòng, hỏi trước về khổ giấy có trong khay.
2. Căn lề đúng chuẩn
Lề chuẩn cho tài liệu hành chính Việt Nam: trên 2cm, dưới 2cm, trái 3cm, phải 1.5cm. Layout → Margins → Custom Margins → nhập giá trị.
3. Kiểm tra Page Break
Ctrl+End để nhảy đến cuối tài liệu. Nếu có trang trống ở cuối (thường thấy “1” ở page count nhưng nội dung trang cuối trống) → xóa ký tự và page break thừa.
4. Đánh số trang
Insert → Page Number → chọn vị trí (thường Bottom of Page → Plain Number 2 cho căn giữa). Nếu cần bỏ số trang ở trang đầu: Design (khi đang trong header/footer) → bật “Different First Page”.
5. Print Preview
File → Print → xem Preview bên phải. Đảm bảo: không trang nào bị cắt nội dung, số trang đúng, lề đều. Cuộn qua từng trang nếu tài liệu dài.
6. In thử 1 trang trước
Pages: nhập “1” → Print → xem bản in thật trước khi in hàng loạt. Tiết kiệm giấy và mực nếu có vấn đề về margin hoặc font.
7. Print Quality và tiết kiệm mực
Properties → chọn Draft quality cho bản nháp (tiết kiệm 50% mực). Normal/Best quality chỉ khi cần bản cuối chất lượng cao. Grayscale nếu không cần màu.
8. Chuyển sang PDF trước khi in
File → Save As → PDF → mở PDF → kiểm tra → in từ PDF. PDF đảm bảo layout không thay đổi dù in từ máy tính khác hay máy in khác model.